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L’importance d’un brief évènementiel efficace
Mais qu’est-ce qu’un brief évènementiel, exactement ? Il s’agit tout simplement des consignes précises que vous transmettez à l’agence chargée d’organiser l’évènement. Ce document détaillé décrit les objectifs, les attentes et les spécificités de votre événement. En clair, il fournit les informations essentielles, pour que l’agence comprenne ce que vous avez en tête et mette en œuvre tout son savoir-faire pour faire réaliser l’évènement parfait.
La communication entre votre entreprise et l’agence événementielle est essentielle tout au long du processus de planification et d’exécution de l’événement. Un brief évènementiel bien élaboré facilite les échanges, en établissant une base solide pour la compréhension mutuelle. Il permet de clarifier les objectifs et les attentes, d’aligner les visions et de définir les paramètres clés.
En partageant votre vision et vos attentes dès le début de la collaboration, vous offrez à l’agence un aperçu précieux de ce que vous souhaitez réaliser. Cela permet de mieux cibler les efforts et d’allouer immédiatement les ressources nécessaires pour créer une expérience mémorable. Un brief événementiel bien préparé établit également une base solide pour la collaboration, la confiance et la transparence entre votre entreprise et l’agence, favorisant ainsi une relation de travail harmonieuse et productive.
Pour une agence, un brief événementiel efficace représente bien plus qu’un simple document de planification. Il sert, en effet, de pont de communication avec votre entreprise, permettant de traduire vos idées en actions concrètes. En investissant du temps dans la rédaction d’un brief complet et précis, vous vous assurez que chaque détail est pris en compte et maximisez ainsi les chances de succès de votre événement.
Définir le contexte et l’objectif de l’événement
Pour garantir le succès de votre événement, il est crucial de définir clairement son contexte et son objectif principal. En comprenant le contexte, vous pouvez mieux répondre aux influences externes, telles que les tendances de l’industrie et les attentes des participants. L’objectif principal, quant à lui, donne une direction claire à votre événement, que ce soit pour renforcer la notoriété de votre marque, lancer un nouveau produit ou favoriser l’engagement de vos collaborateurs et de vos clients.
En définissant ces notions avec votre agence événementielle, vous établissez des bases solides pour une collaboration réussie. L’agence événementielle adapte ensuite ses actions en fonction de vos attentes.
Prenons l’exemple d’un lancement de produit. Vous communiquez cet objectif à l’agence et discutez ensemble des stratégies à mettre en place pour générer de l’engouement. Ainsi, vous choisissez les démonstrations et interactions créatives pertinentes, qui seront proposées lors de votre évènement, afin de mettre en avant les caractéristiques uniques de votre produit. Ce travail collaboratif reste le meilleur moyen d’apporter des idées novatrices et de travailler efficacement pour atteindre vos objectifs.
Identifier le public cible
La connaissance approfondie de votre public cible vous informe sur certaines caractéristiques indispensables à l’organisation et à la prise de décisions concernant le lieu, le thème, les activités, et bien plus encore.
Pour commencer, identifiez approximativement les caractéristiques démographiques et les centres d’intérêt de votre audience (l’âge, le sexe, la profession, les goûts, etc.). Si vous organisez, par exemple, un évènement axé sur la technologie pour des professionnels du secteur, vous devez tenir compte de leurs attentes et de leur niveau d’expertise.
Mais ne vous arrêtez pas là ! Comprenez également les motivations et les objectifs de votre public cible. Pourquoi viennent-ils à votre évènement ? Quelles sont leurs préoccupations, leurs attentes ? En connaissant leur “pourquoi”, vous pouvez concevoir un programme et des activités qui les intéressent réellement. Ce brainstorming essentiel est ensuite intégré au brief, afin que l’agence personnalise chaque aspect de votre évènement.
Établir le budget pour un brief évènementiel efficace
L’idée est de gérer vos ressources financières de manière efficace, afin d’atteindre vos objectifs sans mauvaise surprise. Tout d’abord, commencez par définir clairement les dépenses essentielles, telles que la location de l’espace, les équipements audiovisuels, la logistique et les services traiteurs. Ensuite, prévoyez une marge pour les imprévus et les dépenses supplémentaires qui pourraient surgir en cours de route. Établir une estimation réaliste vous permet de préserver la qualité de votre événement.
Pour assurer un brief évènementiel efficace en matière de budget, il est essentiel d’être transparent avec votre agence. Partagez avec elle vos contraintes budgétaires et les détails du budget alloué. C’est ainsi qu’elle peut vous proposer des solutions adaptées à vos moyens financiers. Par exemple, si votre budget est limité, l’agence ajuste les options de divertissement ou optimise l’utilisation des ressources.
Il est important de garder à l’esprit que certaines dépenses peuvent être négociées ou réduites. Certaines alternatives économiques permettent d’ajuster l’organisation de l’évènement, sans pour autant en compromettre la qualité. Une communication ouverte avec votre agence événementielle vous permet de trouver des solutions créatives pour optimiser votre budget. Enfin, n’oubliez pas d’inclure une marge pour l’évaluation post-événement.
Définir les éléments clés de l’événement
Un brief évènementiel efficace doit définir avec précision les éléments clés de votre événement. C’est en fournissant un maximum de détails sur vos besoins, que l‘agence en charge de l’organisation pourra vous proposer des options adaptées. Les éléments importants à détailler comprennent, par exemple :
- le type de lieu,
- la localisation,
- le thème général,
- le message,
- les animations et divertissements,
- la restauration, etc.
L’objectif de cette étape est d’aider l’agence à visualiser clairement l’évènement envisagé.
Concernant le lieu, il faut déterminer ses caractéristiques en fonction du type d’événement. Avez-vous besoin d’une salle de conférence, d’un hôtel ou plutôt, d’un centre d’exposition ? Faut-il qu’il soit proche d’un aéroport ou d’une zone hôtelière ? N’oubliez pas également de mentionner la capacité d’accueil souhaitée, ainsi que les commodités (cuisine, espace extérieur, salle de travail, etc.).
Le thème de votre évènement est primordial. C’est souvent ce qui décide les invités à participer ou non à ce moment. N’hésitez pas à partager vos idées créatives et à donner des exemples de thèmes qui vous inspirent. Cela permet à l’agence de concevoir une décoration et des installations audiovisuelles qui reflètent parfaitement votre vision.
Le bref événementiel doit également évoquer les activités prévues ainsi que le type de restauration. Si vous n’êtes pas familier de ce type d’organisation, rassurez-vous, des professionnels de l’événementiel sauront vous guider vers les solutions les plus pertinentes. Présence de conférenciers, ateliers thématiques, animations interactives, repas à thème servi à table ou sous forme de buffet, les possibilités sont infinies pour créer une expérience inoubliable pour vos participants.
Définir le calendrier organisationnel dans votre brief évènementiel
Votre brief évènementiel ne serait pas complet sans la présence d’un calendrier détaillé. Ce support agit comme un fil rouge, tout au long de l’organisation de votre événement. Vous savez, en un coup d’œil, si les opérations s’enchaînent correctement, ou si elles prennent du retard.
Pour demeurer efficace, ce planning doit intégrer un maximum de détails et représenter une vision réaliste de la construction de l’événement. Lors de l’élaboration de votre brief, vous allez poser vous-même les principaux jalons, ceux en relation directe avec la vie de l’entreprise (envoi des invitations, date de l’événement, etc.). Ensuite, c’est avec l’agence que seront décidées les dates intermédiaires, liées à l’organisation propre.
Une bonne gestion du temps revêt une importance capitale pour éviter le stress des dernières minutes.
Anticiper l’évaluation post-événement
N’oubliez pas de prévoir une évaluation post-évènement dans votre brief. Cela vous permettra de mesurer la réussite de votre événement, d’identifier les points forts ainsi que les opportunités d’amélioration pour les événements futurs. Choisissez les processus d’évaluation les plus adaptés à votre évènement pour recueillir les informations nécessaires. Cela peut être :
- des sondages en ligne,
- des entretiens individuels avec les participants,
- l’analyse des données de fréquentation, etc.
Veillez à déterminer la méthode dès le départ et à en informer l’agence pour une intégration efficace dans la planification. En évaluant de manière approfondie votre événement, vous pouvez modifier et améliorer vos processus et ainsi, offrir une expérience exceptionnelle à vos participants.
