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Choisir un thème et son concept
La soirée de gala est organisée pour marquer le début ou la fin d’une période. Cela peut être perçu comme un aboutissement après une année de travail acharné. Mais le plus souvent, elle est prévue en ouverture ou en clôture de séminaire.
Dans le cas d’une organisation à la fin d’un séminaire annuel, la soirée de gala doit être conçue comme le point final de l’évènement. Les sessions de travail se sont étalées sur plusieurs jours et les participants ont envie de se détendre.
Le thème d’une soirée de gala est souvent chic et élégant. Choisissez une ambiance “Tapis rouge” ou bien un thème “Casino” ou encore “Années folles”. Le concept, quant à lui, découle directement du thème choisi.
Si vous avez misé sur le Casino, installez des tables de jeu, une roulette et engagez des croupiers pour accompagner vos invités dans la découverte de cet univers.
Le thème du Tapis rouge se prête particulièrement bien à la présence de photographes professionnels, de voituriers ainsi que d’hôtesses et de stewards dans la salle.
Votre concept consiste à plonger les participants dans un moment hors du temps, pendant lequel ils se concentrent sur le message que vous souhaitez faire passer.
Le lieu idéal pour une soirée de Gala
Votre soirée de gala nécessite de trouver le lieu parfait pour son bon déroulement. Il doit refléter les valeurs de la société et son image de marque, tout en collant au thème et au concept choisi. Rooftop, restaurant privatisé ou villa ne sont que quelques-uns des lieux les plus souvent choisis pour une soirée de gala réussie.
Mais il est également possible de louer une salle simple et de transformer intégralement son intérieur. À l’aide de jeux de lumières, de tentures et d’objets décoratifs, tous les univers sont réalisables.
Attention cependant à prendre en compte les aspects pratiques et logistiques tels que l’accessibilité de la salle, les besoins techniques (son et lumière) ou la présence d’une cuisine assez vaste, indispensable au traiteur.
La décoration
Qui dit soirée de gala, dit également soirée haut de gamme. En effet, une telle fête doit se démarquer des autres évènements qui peuvent être organisés au cours de l’année. Afin de marquer les esprits, misez sur la décoration.
C’est grâce à elle que vous allez réussir à créer une atmosphère chaleureuse, raffinée ou plus surprenante. Soignez chaque détail, comme l’entrée qui peut être agrémentée d’une arche, suivie d’un mur aux couleurs de la soirée.
Accrochez des suspensions aux plafonds et aux murs de la salle, pensez aux centres de tables, aux chaises ainsi qu’aux petites attentions personnelles à offrir. Ajoutez des ballons, des fleurs, de la musique et terminez par l’éclairage.
L’important est que les invités se trouvent immédiatement plongés dans l’ambiance que vous aurez créée. Ils doivent pénétrer dans un lieu qui leur provoque des émotions, car c’est de cette manière que votre soirée de gala restera dans leurs souvenirs.
Les animations
L’idéal, pour une soirée de gala réussie, est de créer une dynamique en enchaînant les temps forts. Le déroulement classique commence par l’arrivée des invités, puis vient un discours d’ouverture suivi du repas. Mais cela ne suffit pas au succès d’une telle soirée. Pour qu’elle marque les esprits, vous devez créer la surprise.
Programmez des animations courtes, basées sur des interventions de prestataires ou bien, installez des stands d’animations autour desquels les invités se déplacent et participent individuellement ou en groupe.
La forme du repas
Une soirée de gala revêt un caractère officiel et prestigieux. Le menu doit évidemment être à la hauteur. Pour l’organisation, vous avez le choix entre servir un véritable repas à table ou vous limiter à des hors-d’œuvre, chauds et froids, garnis de produits festifs.
Adaptez-vous à votre concept, afin de conserver une harmonie dans votre soirée.
Les prestations complémentaires pour une soirée de Gala
Organiser une soirée de gala nécessite de penser aux détails, plus que pour toute autre soirée. Les prestations additionnelles, très appréciées des convives, sont souvent marquantes par leur côté inhabituel.
Pour l’arrivée des invités, prévoyez un service de voiturier plutôt qu’un simple parking. Ensuite, du personnel d’accueil peut se charger du vestiaire, tandis qu’un photographe professionnel s’occupe de réaliser des photos souvenirs.
Un vidéaste, présent tout au long de la soirée, peut également tourner un film reprenant les moments forts de votre soirée de gala.
Nos équipes sont à votre écoute pour vous accompagner dans l’organisation et la conception de votre soirée de Gala
