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Définir les objectifs de la soirée d’entreprise
La première des choses à faire, pour tout évènement d’entreprise, est de définir l’objectif et le message à faire passer. Est-ce une soirée de remerciements, une célébration, un lancement de produit, ou bien un évènement qui clôture une période intense de travail ?
Les éléments clés, pour l’organisation d’une soirée d’entreprise, varient en fonction de son but. Néanmoins, il faut impérativement définir les objectifs en premier.
Choisir une date
Dès le départ, vous devez déterminer la date la plus favorable à la réussite de votre soirée d’entreprise. Elle doit convenir au plus grand nombre et ne pas se télescoper avec d’autres évènements déjà prévus (échéance importante pour une équipe de collaborateurs, vacances scolaires, etc.).
Vous avez deux solutions :
- Soit vous imposez une date choisie en concertation avec vos plus proches collaborateurs.
- Soit vous envoyez un sondage aux participants pour faire émerger un jour favorable au plus grand nombre.
Établir la liste des invités
En fonction des objectifs de votre soirée d’entreprise, vous déterminez quels collaborateurs sont à inscrire sur la liste des invités. Est-ce que tous les salariés sont conviés ou seulement les cadres ? Est-ce que la soirée se veut de grande envergure et appelle à inviter l’ensemble de votre sphère professionnelle, clients et partenaires externes inclus ?
Le nombre de vos convives est déterminant pour la suite de l’organisation (budget, lieu, etc.).
Déterminer un budget
Nous l’avons évoqué, le budget d’une soirée d’entreprise se définit essentiellement en fonction du nombre de participants. Il doit inclure la location de la salle, les prestations externes (traiteur, animateur, DJ, etc.), la décoration ainsi que les transports et les hébergements le cas échéant.
Le budget est à diviser par le nombre de participants, afin de mieux se rendre compte du montant qu’il représente par personne.
Trouver un format
Pour organiser le déroulement de votre soirée d’entreprise, vous avez le choix entre plusieurs formats.
- Un discours suivi d’une partie festive avec animations, musique et piste de danse ouverte à tous.
- Une soirée cocktail qui commence par un discours, prolongé par des échanges autour d’un verre
- Un dîner spectacle, qui démarre également par un discours, etc.
Le concept est à déterminer en fonction du message à faire passer.
Réserver un lieu pour la soirée d’entreprise
Vous avez eu un coup de cœur pour un lieu et souhaitez le réserver ? Ce serait une erreur de commencer par cette étape. Il est important de connaître vos impératifs avant d’arrêter votre choix. La location de certains lieux ne comprend pas toujours les éléments techniques de sonorisation, une cuisine pour le traiteur ou un parking assez vaste pour accueillir tous vos invités.
Les tarifs des lieux doivent toujours être comparés en fonction de l’ensemble des prestations incluses.
Choisir un thème
Le thème de votre soirée d’entreprise détermine l’ambiance générale. Plutôt chic, tendance ou décontracté, l’idéal est d’adapter le thème au profil des convives. Pensez à la décoration. Vous devez décorer la salle, mais également l’entrée, les extérieurs, les tables, etc. N’hésitez pas à ajouter des accessoires, car les détails font toute la différence.
La musique se charge de compléter l’ambiance. Assurez-vous de la bonne sonorisation des lieux, d’un volume adapté aux conversations et faites attention au style musical du DJ.
Prévoir des animations et réserver des prestataires
Le déroulement de votre soirée d’entreprise intègre la participation d’intervenants extérieurs comme le personnel d’accueil, le service de traiteur ou les animateurs et autres artistes.
C’est à vous de prévoir des animations, un fil rouge et des interactions, afin de favoriser l’intégration et la participation de tout le monde. Vous devez trouver les intervenants qui réalisent ce type de prestation et les réserver suffisamment tôt pour être certain de la réussite de la fête.
Communiquer sur la soirée d’entreprise
Quelle que soit la taille de l’évènement, vous devez envoyer des invitations aux convives dans un délai raisonnable, afin de leur permettre de s’organiser. Par courrier ou par mail, tout est possible. Une fois cette étape passée, n’hésitez pas à en parler lors d’une réunion informelle, pour vous assurer que l’information a bien circulé.
Vous pouvez également impliquer vos collaborateurs dans l’organisation, en leur proposant de faire des choix d’animation ou de voter pour un thème. Ils seront ainsi plus investis et plus engagés dans ce projet d’envergure.
Vous avez maintenant toutes les clés en main pour organiser une soirée d’entreprise réussie. Et pour être certain de ne rien oublier, vous pouvez en confier l’organisation à des professionnels, comme ceux des équipes d’Atrium Events.
