Sommaire
Le type de séminaire
Le lieu de votre séminaire d’entreprise doit tenir compte des objectifs à atteindre. Ainsi, vous pouvez profiter d’un environnement en adéquation avec le thème envisagé. Les alentours du lieu donnent le ton et imposent une ambiance parfois détendue et parfois plus propice au travail et à la réflexion.
Déterminez d’abord les évènements et les activités prévus, ainsi que le nombre approximatif de participants. En effet, la sélection des lieux sera différente selon que vous prévoyez de convier 30 ou 200 personnes. Le programme du séminaire permet de choisir des salles adaptées :
- Semaine d’intégration,
- Team building,
- Lancement de produit,
- Séminaire de formation,
- Séminaire de direction, etc.
Un lieu insolite est plus indiqué pour un séminaire de loisirs et d’animations que pour un enchaînement de réunions de travail. Trop de contraste entre le lieu et l’objectif peut nuire à la réussite de votre séminaire.
Pensez également à l’accessibilité des personnes porteuses de handicaps, car elle n’est pas toujours possible dans les lieux historiques ou insolites.
Le nombre et le profil des participants
Si votre évènement est destiné à quelques dizaines de personnes, le lieu d’accueil ne sera pas aussi important que si vous prévoyez de convier plusieurs centaines de personnes. Là, il faut prévoir un endroit avec plusieurs grandes salles, un espace de restauration aux capacités importantes, ainsi que des hébergements sur place ou à proximité.
Le profil des participants est également à inclure dans les critères de choix de votre lieu de séminaire. Tranche d’âge et centres d’intérêt sont à prendre en compte. Une équipe de collaborateurs évoluant dans le monde du digital attend un lieu connecté, doté d’espaces modernes et conviviaux. Mais votre choix dépend aussi du cadre de travail que vous souhaitez mettre en place.
Lieu de séminaire : les besoins techniques
Tous les lieux de séminaires n’offrent pas les mêmes prestations, en termes de besoins techniques. Si vous souhaitez créer des groupes de travail d’une dizaine de personnes à la fois, choisissez un lieu pourvu de plusieurs salles de réunion et renseignez-vous sur les équipements de bureau fournis : tables et chaises, fournitures, vidéoprojecteur, connexion wifi, etc.
Si votre séminaire inclut des conférences, le lieu doit disposer d’au moins une salle dédiée avec un système de sonorisation performant.
Vous prévoyez des soirées à thème ou show durant votre séminaire ? Optez pour un lieu doté d’une salle de spectacle assez grande pour accueillir l’ensemble de vos participants.
Le niveau de confidentialité
Le niveau de confidentialité de votre séminaire est un élément fondamental à prendre en compte dans le choix du lieu de votre évènement. Si des décisions importantes doivent être prises, vous devez bénéficier d’espaces de travail à la fois discrets et sécurisés.
Lieu de séminaire : le budget
Vous disposez certainement d’un budget défini en amont, pour choisir le lieu de votre séminaire. Pensez à détailler le coût de chaque prestation, afin de programmer un évènement qui rentre dans le budget initial. Il faut parfois effectuer des compromis et faire des impasses sur ce qui avait été envisagé. L’important est de penser à prendre en compte chaque détail (chambre d’hôtel, restauration, intervenants, transports, animations, etc.).
La durée
Le lieu de votre séminaire dépend directement de sa durée. En organisant une journée d’activités ou de travail suivie éventuellement d’une soirée, vous concentrez vos recherches sur un lieu de séminaire sans hébergement. Plus nombreux, ils sont également parfois plus insolites.
En revanche, si votre séminaire d’entreprise est prévu pour durer plusieurs jours, attachez-vous à découvrir des lieux proposant l’hébergement et la restauration. Pensez à choisir un endroit doté d’espaces de détente, en plus de ceux dédiés au travail. Les participants vous seront reconnaissants de leur offrir la possibilité de se reposer entre deux réunions.
L’accessibilité
Dernier point clé, l’accessibilité des lieux. Le lieu de séminaire que vous choisissez doit être facilement accessible aux participants. Plusieurs critères sont à prendre en compte, selon la portée de votre évènement.
Si vous ne conviez que des collaborateurs proches, évoluant habituellement dans des locaux à proximité du lieu du séminaire, il est probable que la majorité d’entre eux se rende sur place en voiture. Prévoyez donc un lieu doté d’un parking assez grand pour accueillir tous les véhicules. Vous pouvez également encourager le covoiturage.
Si votre séminaire est à portée nationale ou internationale, portez votre choix de lieu vers un espace à proximité d’un aéroport et prévoyez des navettes ou des taxis pour les transferts.
