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Définir les objectifs de votre séminaire à la montagne
Avant de commencer à organiser un séminaire à la montagne, il est nécessaire de déterminer les objectifs à atteindre. Est-ce un séminaire de formation, de motivation ou de team building ? En fonction des objectifs choisis, vous allez planifier les activités et les sessions de formation.
Si l’ambiance doit rester studieuse pendant plusieurs jours, avec un enchaînement de réunions de travail, pensez à laisser du temps libre aux participants, afin qu’ils puissent profiter du cadre et s’aérer l’esprit. Ils n’en seront que plus efficaces.
Dans le cas d’un séminaire de team building à la montagne, l’ambiance est plus décontractée. Les objectifs de cohésion d’équipe et d’engagement seront atteints principalement grâce aux activités hivernales d’extérieur.
Choisir un lieu pour votre séminaire d’entreprise
Le choix du lieu est crucial pour un séminaire à la montagne. Il est important de trouver un hébergement qui réponde à certains critères.
- Le lieu principal doit être facilement accessible, d’abord en train ou en avion, puis en voiture ou en taxi.
- Il doit y avoir des installations adaptées aux besoins des participants (salles de réunion, chambres d’hôtel, etc.).
- Un espace extérieur doit être disponible pour les moments de détente.
- Des activités de plein air et des animations doivent être proposées à proximité.
Le standing du lieu d’hébergement est choisi en fonction du budget alloué à votre séminaire d’entreprise. Pensez au confort de vos participants et n’hésitez pas à vous tourner vers des hébergements récents, capables d’offrir aux participants un intérieur agréablement chauffé. Il serait dommage de laisser à vos collaborateurs le souvenir d’un séjour glacial.
Planifier les activités
Le planning de votre séminaire à la montagne inclut des sessions de formation, des réunions de travail, des exercices de team building, mais également des randonnées en raquettes et des animations locales.
L’idéal est d’alterner les moments de travail avec des temps plus informels. Le matin est généralement dédié aux réunions entre collaborateurs et aux visites de sites professionnels régionaux. Réservez les animations aux débuts d’après-midi, car en montagne, la nuit tombe vite. Un dîner dans un restaurant d’altitude est généralement très apprécié par les participants comme point d’orgue du séjour. Vous marquerez positivement les esprits en organisant un retour vers l’hébergement en dameuse.
Gérer la logistique de votre séminaire à la montagne
Il existe de nombreux détails logistiques à anticiper lors de l’organisation d’un séminaire à la montagne. En voici quelques-uns :
- Réservation des transports pour se rendre au séminaire, pour chacun des participants ;
- Réservation des chambres d’hôtel ;
- Réservation des repas dans différents restaurants ;
- Vérification de la disponibilité du matériel de travail (paperboard, mobilier, etc.) ;
- Location de matériel de ski ;
- Réservation des activités et des transports pour s’y rendre, etc.
Il est important de vous assurer que tout est organisé à l’avance pour éviter les imprévus. Assurez-vous également qu’une personne est présente sur place, pour gérer les demandes particulières des participants ainsi que les contretemps éventuels.
Communiquer avec les participants
La prise de contact avec les participants doit se faire avant et pendant votre séminaire à la montagne. Ainsi, vous vous assurez qu’ils sont informés et préparés. En amont, communiquez à l’ensemble des collaborateurs les détails importants :
- l’adresse précise du lieu de séminaire,
- les dates et heures de début et de fin du séjour,
- le mode de transport choisi (voiture personnelle ou transport en commun),
- si les participants doivent prévoir des vêtements spécifiques (combinaison de ski, maillots de bain, etc.).
Quelques jours avant le départ, distribuez à tous les collaborateurs invités une feuille de route reprenant le programme du séminaire. Ils pourront ainsi anticiper et visualiser les sessions de travail comme les moments de temps libre.
Pour vous assurer que tout se passe bien pendant votre séminaire à la montagne, il est important de prévoir des alternatives en cas d’imprévus météorologiques ou autres, qui pourraient perturber le programme. Pour prévenir les désagréments, Atrium Events prend en charge l’organisation de votre séminaire à la montagne de A à Z. Faites confiance à de véritables professionnels de l’évènement d’entreprise.
