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La typologie du séminaire hybride
Selon l’organisation que vous mettez en place lors de votre séminaire hybride, les échanges entre les participants sont plus ou moins fluides. Certains sont réunis en présentiel, quand d’autres les rejoignent par le biais d’écrans. Cela peut inconsciemment encourager les apartés entre les participants présents physiquement, tout en mettant de côté les autres. Il arrive également que les participants présents monopolisent les débats. Les collaborateurs présents derrière leurs écrans sont réduits à l’état de simples spectateurs.
Afin d’éviter cela, il convient de rappeler régulièrement à tous que, pour le bon fonctionnement du séminaire, la parole est à tout le monde. L’audience est simplement élargie grâce aux technologies modernes.
Lors de la conception de votre séminaire hybride, vous pouvez envisager de partager plus largement le contenu des réunions. Il est possible d’enregistrer professionnellement une vidéo de l’évènement, afin d’en faire un support de travail.
Si votre entreprise est présente sur Facebook, LinkedIn ou sur un autre réseau social, pourquoi ne pas partager votre séminaire en live ? En fonction de sa thématique, réservez-le à vos abonnés et collaborateurs, ou bien ouvrez-le à un plus large public, de manière à faire découvrir le fonctionnement de votre entreprise de l’intérieur.
La thématique
Comme tout séminaire de travail, le séminaire hybride dispose d’une thématique et d’un ou plusieurs objectifs. Définissez-les dès le départ. Ainsi, vous pouvez dérouler les activités et les animations en fonction du but poursuivi et en gardant à l’esprit le thème choisi.
Les échanges sur la thématique de fond s’effectuent durant des réunions de travail ponctuées de pauses. Compte tenu de la configuration du séminaire, il est possible de tenir des sessions de travail assez longues, car les participants sont plus détendus que lors d’un séminaire classique. Ils sont plus attentifs car ils peuvent se voir entre eux, ce qui est plus stimulant. L’ambiance ludique permet d’inclure des moments de détente pendant les réunions, sans disperser physiquement les participants.
Le lieu
Lors de l’organisation de votre séminaire hybride, vous devez garder en tête que vos collaborateurs vont vivre un moment inspirant, mais surtout constructif. Pour cela, il est intéressant de convier les participants physiques dans un lieu atypique, privatisé pour l’occasion. De nombreux espaces conviennent à l’organisation d’un séminaire hybride, du moment que la connexion internet est adaptée et qu’il est possible d’installer la technologie adéquate. N’hésitez pas à réserver un lieu culturel ou artistique, un loft moderne ou même un rooftop ou une cour intérieure aménagée.
Les autres participants peuvent, quant à eux, être connectés depuis leur domicile ou installés dans les locaux habituels de l’entreprise. N’oubliez pas d’intégrer une visite virtuelle du lieu principal en début de séminaire. Cela aura pour effet d’intégrer pleinement les participants à distance dans votre séminaire hybride.
L’organisation d’un séminaire hybride
La préparation d’un séminaire hybride vous donne l’opportunité d’innover dans votre manière d’organiser cet évènement. Pourquoi ne pas intégrer les participants dès le départ, en leur offrant la possibilité de proposer des idées ? Laissez-les décider des sujets à aborder, des animations à préparer ou encore, des détails plus techniques de leur séminaire. Certains de vos collaborateurs peuvent se révéler d’excellents logisticiens et vous apporter des solutions auxquelles vous n’auriez pas pensé.
En impliquant les participants dans l’organisation de votre séminaire hybride, vous leur donnez l’opportunité de personnaliser cet évènement. Ils créent eux-mêmes le programme de travail et, pour une fois, ce n’est pas leurs managers qui le leur imposent. Ils se sentiront, dès lors, plus concernés et auront certainement plus de motivation pour prendre part au séminaire, qu’ils soient en distanciel ou en présentiel.
