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Coller à l’identité de l’entreprise
Un anniversaire d’entreprise est, par essence, un reflet de l’identité de votre société. Aussi, pour l’organiser, vous devez penser au contexte interne. Est-ce que l’évènement fait suite à une année particulière ? Cherchez des informations sur les anciens anniversaires et découvrez comment la culture et l’historique de l’entreprise ont été mis en avant. À vous ensuite de trouver le moyen d’affirmer les valeurs de la société, tout en conservant un esprit festif.
Déterminer les objectifs de votre anniversaire d’entreprise
Comme tout évènement professionnel, l’anniversaire d’entreprise doit renfermer un ou plusieurs objectifs. Votre but est de convier, dans un même lieu, l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. Profitez-en pour :
- Célébrer les succès de l’année,
- Remercier les différents collaborateurs, internes comme externes,
- Remercier les clients fidèles,
- Vous remémorer les années passées,
- Constituer des souvenirs d’équipe et renforcer les liens,
- Projeter vos collaborateurs dans le futur et annoncer de nouveaux défis, etc.
Penser au contexte événementiel
Lors du choix de la date de l’évènement, n’oubliez pas de penser au contexte événementiel. Si la période coïncide avec une phase de travail intense pour vos collaborateurs, il vaut mieux décaler la fête d’anniversaire de quelques semaines. Les participants auront terminé leur projet et seront théoriquement plus détendus.
Les évènements externes sont également à prendre en compte. Est-ce qu’un match de foot important est prévu ou des Jeux Olympiques ? Vous pouvez justement développer ces thématiques dans le déroulement de votre anniversaire d’entreprise.
Établir la liste des participants
La liste des invités doit être préparée avec minutie. Qui allez-vous inviter et qui allez-vous mettre de côté ? Si vous conviez trop de personnes, le budget prévisionnel risque de ne pas suffire. À l’inverse, si vous oubliez certains partenaires extérieurs, ils pourraient se sentir vexés et ne pas renouveler leur collaboration.
Les points clés à prendre en compte sont les suivants.
- Le nombre de participants (salariés seuls ou accompagnés de leur famille),
- Leur profil (majorité d’hommes ou de femmes, âge moyen),
- Leur place dans l’entreprise (tous les salariés, seulement les cadres),
- Leur statut de collaborateur (interne ou externe), etc.
Définir le budget de votre anniversaire d’entreprise
Le budget est déterminant pour l‘organisation d’un anniversaire d’entreprise. Si c’est à vous de le définir, il vous faut d’abord prévoir tous vos besoins, avant d’annoncer un chiffre. Si, au contraire, vous disposez d’une certaine dotation, il faudra faire des choix pour vous tenir au financement prévu. Attention à ne pas engager de trop grosses dépenses sur certains points. Vous risquez de manquer de moyens pour le reste.
Organiser la logistique
Un anniversaire d’entreprise ne se limite pas à la location d’un lieu adapté. Le site doit, bien évidemment, être choisi avec soin. L’évènement peut se dérouler dans un lieu prestigieux ou simplement sur le site de l’entreprise, si l’espace s’y prête.
Mais vous devez penser à l’aménagement et à la décoration de la salle (scénarisation des lieux, détails, cadeaux personnalisés). Les prestataires, comme le traiteur, réclament certains aménagements pour travailler dans de bonnes conditions. Assurez-vous qu’une cuisine est aménagée, à proximité de la salle de réception.
Enfin, certains invités viennent peut-être de loin. Vous devez organiser leur transport ainsi que leur hébergement.
Prévoir des animations
Un anniversaire d’entreprise est avant tout un moment festif. Les animations hors du commun y ont toute leur place. Attention toutefois à ne pas prévoir les mêmes animations que lors des évènements précédents.
Parmi les activités intéressantes, on trouve les expériences culinaires étonnantes. Le repas peut être placé sous le signe de la cuisine moléculaire ou bien, les convives sont invités à participer à la préparation de leurs plats, sous le regard amusé de leurs collègues.
Les animations en cours de soirée peuvent se présenter sous la forme de spectacles (magicien, danseurs) ou de moments participatifs (borne photo, quizz). Le gâteau d’anniversaire, personnalisé au couleur de l’entreprise, fait, quant à lui, son entrée sur scène lors d’un temps fort.
Vous pouvez également établir un fil rouge pendant la soirée, afin de maintenir l’attention de tous vos convives.
Communiquer à propos de l’anniversaire d’entreprise
Tout évènement d’entreprise réussi le doit, en partie, à la communication qui est effectuée. Pour votre anniversaire d’entreprise, vous pouvez créer un logo spécifique ainsi qu’un hashtag pour le rendre viral sur les réseaux sociaux.
Un site web dédié à l’évènement est également une bonne idée. Il permet de rassembler les informations pratiques, partager le thème de la fête ou encore, afficher un compte à rebours avant le jour J.
Durant l’évènement, offrez-vous les services d’un vidéaste professionnel pour réaliser le film de l’anniversaire. Cette vidéo, ainsi que les photos prises durant la fête, peuvent ensuite être mises en ligne sur le site, afin que chacun en profite et se remémore des souvenirs.
